In diesem eintägigen Online-Seminar Personalakte öffentlicher Dienst lernen Personalverantwortliche und Sachbearbeitende im öffentlichen Dienst, wie sie Personalakten nach Beamten-, Tarif- und Datenschutzrecht rechtssicher führen. Sie erfahren, wer Einsicht und Auskunft verlangen kann, was in die Akte gehört und was nicht, wie lange Unterlagen aufbewahrt werden und worauf Sie bei der digitalen Personalakte achten müssen. Das Seminar Personalakte öffentlicher Dienst behandelt Bundes- und Landesrecht und zeigt die wichtigsten Abweichungen zwischen den Ländern. Aktuell wichtig: Eine Befreiung von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen ist nur noch bis zum 31.12.2026 möglich, ab 2027 müssen diese Unterlagen elektronisch vorliegen.

Aktuell: Entgeltunterlagen ab 2027 elektronisch

Stand: Oktober 2026

Nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV)  müssen Arbeitgeber (unabhängig von der Rechtsform, der Branche oder dem Status als öffentlich-rechtliche Körperschaft) bestimmte entgelt- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen elektronisch vorhalten, auch im öffentlichen Dienst. Eine Befreiung von der elektronischen Führung ist nur noch bis zum 31.12.2026 auf Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung möglich. Ab 2027 müssen diese Unterlagen vollständig digital geführt werden.

Das heißt nicht, dass die gesamte Personalakte digital sein muss: Für die übrigen Unterlagen richten sich Möglichkeit und teils auch Pflicht zur elektronischen Führung nach Bundes- und Landesrecht. Im Seminar Personalakte öffentlicher Dienst klären wir, welche Unterlagen betroffen sind, wie Sie Ihre Aktenführung bis zum Stichtag anpassen und worauf Sie dabei rechtlich achten müssen.

Das Programm: Was lernen Sie im Seminar Personalakten öffentlicher Dienst?

Teil 1: Rechtsrahmen für Beamte, Tarifbeschäftigte und Datenschutz (9:00–10:30)

Welche Vorschriften gelten für wen, und wo unterscheiden sich Bund und Länder?

  • Personalaktenrecht der Beamtinnen und Beamten in Bund und Ländern
  • Regelungen für Tarifbeschäftigte nach TVöD und TV-L, Bedeutung des Nachweisgesetzes
  • Datenschutz im Beschäftigungsverhältnis: DSGVO, BDSG und Landesdatenschutzgesetze
  • Begriff der Personalakte und die Grundsätze der Vollständigkeit, Wahrheit und Kontinuität
  • Übersicht: Was ist bundesweit einheitlich, wo weichen die Länder ab?

Teil 2: Inhalt und Aufbau der Personalakte (10:45–12:15)

  • Personalakte, Teilakten, Sachakten und Nebenakten: Abgrenzung
  • Was gehört hinein: Vertragsunterlagen, Beurteilungen, Fortbildungen, Abmahnungen, Entgelt- und Fehlzeitenunterlagen
  • Was gehört nicht hinein, zum Beispiel Unterlagen der Personalvertretung, Prüfungsakten oder Unterlagen aus Gerichtsverfahren
  • Gesundheits- und Beihilfedaten sowie besonders schützenswerte Daten
  • Aufnahme, Berichtigung und Entfernung von Unterlagen

Teil 3: Einsicht, Auskunft und Weitergabe (13:00–14:30)

  • Einsichtsrecht der Beschäftigten: Form und Ablauf
  • Auskunftsanspruch nach Datenschutzrecht (Art. 15 DSGVO) und Abgrenzung zum Einsichtsrecht
  • Zugriff innerhalb der Dienststelle: Wer darf was sehen?
  • Übermittlung an andere Behörden, Stellen und Dritte
  • Rolle von Personalrat, Datenschutzbeauftragten und Vorgesetzten
  • Aufbewahrung, Löschung und Vernichtung

Teil 4: Die digitale Personalakte im öffentlichen Dienst (14:45–16:00)

  • Rechtliche Möglichkeiten und Grenzen der elektronischen Führung in Bund und Ländern
  • Entgeltunterlagen nach § 8 BVV: Was gilt ab 2027, was ist bis 31.12.2026 zu tun?
  • Ersetzendes Scannen, Schutzbedarf und Beweiswert
  • Berechtigungs- und Löschkonzept, Datenschutz-Folgenabschätzung, Beteiligung der Personalvertretung
  • Ablauf eines Einführungsprojekts und typische Stolpersteine

Welche Rechtsgrundlagen behandelt das Seminar?

Das Seminar stützt sich insbesondere auf diese Vorschriften:

  • Beamtenrecht: § 50 BeamtStG, §§ 106 ff. Bundesbeamtengesetz (BBG) und die Landesbeamtengesetze
  • Tarifrecht: § 3 Abs. 5 TVöD und § 3 Abs. 6 TV-L
  • Datenschutz: DSGVO, BDSG und Landesdatenschutzgesetze
  • Elektronische Entgeltunterlagen: § 8 BVV
  • Personalaktenführung des Bundes: BMI-Rundschreiben vom 30.8.2024
  • Personalvertretungsgesetze des Bundes und der Länder sowie aktuelle Rechtsprechung

Zum Personalvertretungsrecht bieten wir eigene Seminare an: Bundespersonalvertretungsrecht für Personalverantwortliche und Personalvertretungsrecht Niedersachsen für Personalverantwortliche.

Bundesrecht und Landesrecht: Das sind die Unterschiede

Das Personalaktenrecht ist in Bund und Ländern weitgehend ähnlich geregelt, im Detail gibt es aber Unterschiede, etwa bei Fristen, Zuständigkeiten und der elektronischen Führung. Wir vermitteln das gemeinsame Recht und zeigen die wichtigsten Abweichungen. Bitte geben Sie bei der Anmeldung Ihr Bundesland an, damit wir die für Ihre Gruppe relevanten Regelungen hervorheben können. Wer sein Landesrecht vertiefen möchte, kann das Seminar als Inhouse-Schulung für sein Bundesland oder eine Bundesbehörde buchen.

Für den Einstieg ins Tarifrecht empfehlen wir das Einstiegsseminar TVöD/TV-L-Grundlagen. Sie arbeiten in einem Unternehmen? Dann passt das Seminar Personalakten in Unternehmen und Betrieben besser.

Weitere Seminare finden Sie in unserer Seminarübersicht.

Dieses Seminar finden Sie auch auf Seminarmarkt.

Mehr über uns lesen Sie unter Über OPIMIUS. Einen Einblick in unsere Arbeit geben die Referenzen aus Verwaltungen.

Digitale Personalakte im öffentlichen Dienst einführen: So begleiten wir Sie

Wenn Sie die digitale Personalakte nicht nur kennenlernen, sondern einführen wollen, begleiten wir Ihre Dienststelle als herstellerneutrale Berater: von der Bestandsaufnahme über das Berechtigungs- und Löschkonzept bis zur Dienstvereinbarung und Schulung der Beschäftigten. Mehr zur Einführung der digitalen Personalakte im öffentlichen Dienst

Inhouse-Schulung

Das Seminar bieten wir auch für Ihre Dienststelle an, auf Ihr Landesrecht und Ihre Aktenordnung zugeschnitten, Präsenz oder online. Inhouse-Schulung anfragen.

 

Was bringt Ihnen das Seminar?

Nach dem Seminar Personalakte öffentlicher Dienst können Sie:

  • die Rechtsgrundlagen für Beamte und Tarifbeschäftigte in Bund und Ländern sicher zuordnen,
  • entscheiden, welche Unterlagen in die Personalakte gehören und welche in Sach- oder Nebenakten,
  • Anträge auf Einsicht und Auskunft korrekt und fristgerecht bearbeiten,
  • Zugriffs-, Aufbewahrungs- und Löschregeln für Ihre Dienststelle anwenden,
  • die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ab 2027 und weitere Anforderungen an eine digitale Personalakte beurteilen und die Beteiligung der Personalvertretung vorbereiten,
  • typische Fehler vermeiden, die zu Beschwerden, Schadensersatz oder Datenschutzverstößen führen.
OPIMIUS Präsentation, lockeres Beisammensein

FAQ

  • Wie führe ich eine digitale Personalakte im öffentlichen Dienst ein?

    Die Einführung läuft in der Regel in diesen Schritten: Bestandsaufnahme der Akten und Abläufe, Klärung des Rechtsrahmens (Beamten-, Tarif- und Datenschutzrecht), Berechtigungs- und Löschkonzept, Beteiligung von Personalrat und Datenschutzbeauftragten, Auswahl und Test einer Lösung sowie Überführung der Altakten und Schulung der Beschäftigten. Wir begleiten Dienststellen dabei herstellerneutral, denn wir verkaufen keine Software.

  • Was ändert sich zum 31.12.2026 bei der digitalen Personalakte?

    Eine Befreiung von der elektronischen Führung bestimmter Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen nach § 8 BVV ist nur noch bis zum 31.12.2026 auf Antrag möglich. Ab 2027 müssen diese Unterlagen elektronisch geführt und im Prüfungsfall digital bereitgestellt werden. Eine allgemeine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte folgt daraus nicht, sofern es hierzu nicht spezielle Regelungen auf Landes- oder Behördenebene gibt. Für die übrige Akte gelten Bundes- und Landesrecht.

  • Was gehört nicht in die Personalakte?

    In die Personalakte gehören nur Unterlagen, die mit dem Dienst- oder Arbeitsverhältnis in unmittelbarem Zusammenhang stehen. Nicht hinein gehören zum Beispiel Unterlagen, die allein die Personalvertretung als Organ betreffen, Prüfungsakten, Unterlagen aus Gerichtsverfahren oder bloße Namenslisten. Als Faustregel gilt: Aufgenommen werden sollen nur Informationen, die die Beschäftigten auch einsehen dürfen.

  • Ist vor der Einführung einer elektronischen Personalakte eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig?

    Für die Bundesverwaltung wird sie nach dem BMI-Rundschreiben vom 30.8.2024 grundsätzlich als zwingend angesehen. Für Länder und Kommunen gilt das jeweilige Datenschutzrecht, im Zweifel sollten Sie Ihre Datenschutzbeauftragten früh beteiligen.

  • Muss im öffentlichen Dienst eine Personalakte geführt werden?

    Für Beamtinnen und Beamte ja, das Beamtenrecht von Bund und Ländern regelt Führung, Inhalt und Einsicht der Personalakte. Für Tarifbeschäftigte gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Pflicht, die Tarifverträge (z. B. TVöD, TV-L) setzen die Führung von Personalakten aber voraus und regeln das Einsichtsrecht.

  • Darf eine Personalakte im öffentlichen Dienst digital geführt werden?

    Ja, die elektronische Führung ist im Bund und in den Ländern grundsätzlich vorgesehen, die Voraussetzungen sind aber unterschiedlich geregelt. Entscheidend sind Datenschutz, Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit.

  • Wer darf in eine Personalakte Einsicht nehmen?

    Die betroffene Person hat ein Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte. Innerhalb der Dienststelle dürfen nur die Personen zugreifen, die mit Personalangelegenheiten befasst sind, und nur soweit es erforderlich ist. Die Weitergabe an Dritte ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig.

  • Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden, wann sind sie zu löschen?

    Das hängt vom Dokument und von der Rechtsgrundlage ab. Für bestimmte Unterlagen gelten besondere Fristen, andere sind zu entfernen, sobald sie nicht mehr erforderlich sind. Im Seminar erhalten Sie dafür eine praxistaugliche Übersicht.

  • Gelten in allen Bundesländern dieselben Regeln?

    Das Personalaktenrecht ist weitgehend ähnlich, im Detail unterscheiden sich Bund und Länder aber. Das Seminar behandelt das gemeinsame Recht und zeigt die wichtigsten Abweichungen. Für eine Vertiefung Ihres Landesrechts bieten wir Inhouse-Schulungen an.

  • Muss der Personalrat bei der Einführung einer digitalen Personalakte beteiligt werden?

    In der Regel ja. Beteiligungsrechte ergeben sich aus dem jeweiligen Personalvertretungsgesetz, insbesondere bei technischen Einrichtungen und beim Datenschutz. Wie Sie das Verfahren sauber vorbereiten, ist Inhalt von Teil 4 im Seminar.

  • Berät OPIMIUS auch zur Einführung der digitalen Personalakte?

    Ja, herstellerneutral. Wir verkaufen keine Software, sondern begleiten Prozess, Rechtsrahmen und Schulung

  • Brauche ich Vorkenntnisse?

    Nein. Das Seminar eignet sich für Einsteigende und für erfahrene Sachbearbeitende, die ihre Praxis rechtlich absichern wollen.